مذاکره و مهارت های مذاکره کننده

 

 

 

مذاکره و چانه زنی

 

 

کلیات کارگاه آموزشی مذاکره و چانه زنی برای جلب حمایت همه جانبه

مقدمه

  تاثیرگذاری بر سیاستگزاران و تصمیم گیرندگان در حوزه ، با هدف ترغیب آنها به اصلاح سیاست های مرتبط با ، با جلب حمایت همه جانبه (Advocacy) میسر است. موفقیت این راهبرد نیازمند شناسایی و استفاده درست از رویکردها و فنون ارغیب کننده مناسب است. انتخاب رویکرد و تکنیک مناسب برای جلب حمایت همه جانبه، به ماهیت موضوع، منابع در اختیار برنامه ریزان و مخاطب اختصاصی دست اندرکاران بستگی دارد. از میان این فنون مذاکره (Negotiation) و چانه زنی (Lobbying) برجسته تر و پرکاربردتر از سایر موارد است و استفاده درست از آنها در برخورد با تصمیم گیرندگان و شرکای برنامه های  نتایج ارزشمندی به دنبال دارد. در این بخش قصد داریم تا گروه هدف را با اصول علمی و عملی استفاده از دو تکنیک موثر مذاکره و چانه زنی آشنا کنیم تا با کسب مهارت های لازم برای استفاده از این تکنیک ها، از آنها در ایفای نقش حرفه ای خود استفاده نمایند.

اهداف رفتاری

 انتظار می رود که در پایان این کارگاه آموزشی، شرکت کنندگان بدون مراجعه به منابع آموزشی بتوانند:

  1. مراحل استفاده از راهبرد جلب حمایت همه جانبه در برنامه های  را به خاطر آورند.
  2. مذاکره، چانه زنی و جلب حمایت رسانه ای را تعریف کنند.
  3. مراحل طراحی و اجرای مذاکره با گروه های دست اندرکار برنامه های  را شرح دهند.
  4. مراحل طراحی و اجرای چانه زنی با گروه های دست اندرکار برنامه های  را توضیح دهند.
  5. اصول استفاده از راهبرد جلب حمایت رسانه های جمعی را بیان کنند.
  6. نمونه ای از تکنیک مذاکره را برای یک موضوع خاص در کلاس اجرا کنند.
  7. نمونه ای از تکنیک چانه زنی را برای یک موضوع خاص در کلاس اجرا کنند.

گروه هدف کارگاه

گروه هدف اختصاصی در این برنامه آموزشی، کارشناسان مسئول واحدهای آموزش  دانشگاه های علوم پزشکی کشور، به عنوان افراد مرجع در برنامه های آموزشی و اطلاع رسانی در حوزه  تحت پوشش دانشگاه های علوم پزشکی کشور هستند ولی با توجه به اهمیت نقش آموزش در فعالیت های سایر کارشناسان حوزه ، محتوای آن می تواند برای گروه های مختلف کارشناسی نیز مورد استفاده قرار گیرد. با توجه به روش کارگاهی در ارائه این بخش، پیشنهاد می شود تعداد افراد شرکت کننده در کارگاه از 30 نفر تجاوز نکند تا امکان استفاده بهینه از مطالب ارائه شده فراهم گردد.

 

عناوین مورد بحث

  1. یادآوری اصول استفاده از راهبرد جلب حمایت همه جانبه
  2. تعریف و مقایسه مذاکره، چانه زنی و جلب حمایت رسانه ای
  3. اصول کار در مذاکره با گروه های دست اندرکار برنامه های  
  4. اصول کار در چانه زنی با گروه های دست اندرکار برنامه های  
  5. اصول کار با رسانه های جمعی

 

مدت کارگاه

کارگاه در دو روز متوالی برگزار می شود و شرکت کنندگان در هر روز حداقل هشت ساعت مفید در کارگاه حضور دارند. کارگاه متشکل از جلسات عمومی و کار گروهی است.

امکانات مورد نیاز برای اجرای برنامه

1-   مکان کارگاه

  •  سالنی با ظرفیت 40 نفر، با میز U شکل، صندلی های راحت و تجهیزات صوتی مناسب
  •  فضای مناسب برای برگزاری جلسات کار گروهی مجزا از سالن اصلی دارای میز و صندلی و وایت برد
  •  پرده نمایش و اورهد، ویدئو پروژکتور و کامپیوتر، وایت برد و ماژیک وایت بورد

2-  مواد مصرفی

  • فولدر یا کلاسور حاوی چند برگه سفید A4، خودکار و بسته آموزشی کارگاه
  • طلق شفاف و ماژیک آن ثبت نتایج کارهای گروهی
  • پذیرایی متناسب با امکانات موجود

نحوه ارزیابی شرکت کنندگان

  • ارزیابی ابتدایی شرکت کنندگان با استفاده از پیش آزمون طراحی شده
  • ارزیابی مرحله ای با استفاده از پرسش های مرحله ای و سنجش میزان حضور فعال شرکت کنندگان
  • ارزیابی پایانی شرکت کنندگان با استفاده از پس آزمون طراحی شده

 

منابع مورد استفاده

  1. Janega P. Negotiation Skills Handbook. Availabl at: www.negotiationskills.com
  2. Negotiation Skills, Trainer’s Guide. Course designed by JCI Senator Kalada Apiafi, Port Harcourt, Nigeria.
  3. A Handbook for NGOs on Advocacy & Lobbying Skillsto Promote Electoral Reforms, 2006. Transition Monitoring Group.

 

 

روز اول کارگاه

مجری

زمان

ساعت

موضوع

افتتاحیه کارگاه و بیان اهداف

20 دقیقه

 

 

معارفه و انجام پیش آزمون

30 دقیقه

 

-

مروری بر اصول جلب حمایت همه جانبه

30 دقیقه

 

 

اصول مذاکره و آمادگی برای انجام آن

40 دقیقه

 

 

استراحت و پذیرایی

20 دقیقه

 

-

انجام کار گروهی 1

60 دقیقه

 

شرکت کنندگان

ارائه نتایج کار گروهی 1

40 دقیقه

 

دبیران گروه ها

ناهار و نماز

60 دقیقه

 

-

مهارت های انجام یک مذاکره اثربخش

40 دقیقه

 

 

انجام کار گروهی 2

60 دقیقه

 

شرکت کنندگان

ارائه نتایج کار گروهی 2

40 دقیقه

 

دبیران گروه ها

جمع بندی مطالب روز اول کارگاه

10 دقیقه

 

 

 

روز دوم کارگاه

مجری

زمان

ساعت

موضوع

مروری بر مطالب روز اول

10 دقیقه

 

-

اصول چانه زنی و کسب آمادگی برای انجام آن

40 دقیقه

 

 

انجام کار گروهی 3

60 دقیقه

 

شرکت کنندگان

ارائه نتایج کار گروهی3

40 دقیقه

 

دبیران گروه ها

استراحت و پذیرایی

20 دقیقه

 

-

اجرای تکنیک چانه زنی اثربخش

40 دقیقه

 

 

ناهار و نماز

60 دقیقه

 

-

کار گروهی 4

60 دقیقه

 

شرکت کنندگان

ارائه نتایج کار گروهی 4

40 دقیقه

 

دبیران گروه ها

مهارت های جلب حمایت رسانه ها

40 دقیقه

 

 

جمع بندی مطالب و ارزشیابی پایانی

40 دقیقه

 

-

 

 

پرسش های پیش آزمون/ پس آزمون (Pretest/Posttest)

1-   ویژگی اصلی مذاکره (Negotiation) چیست؟

الف- رسیدن به توافقی که در آن منافع دو طرف حاصل شود

ب- تبادل اطلاعات مرتبط با موضوع برای اتخاذ تصمیم های مناسب

ج- قانع کردن طرف مقابل برای تغییر نظر خود و قبول نظر دیگری

د- آگاهی دو طرف از مواضع یکدیگر درباره موضوع

2-  کدام شیوه مذاکره را در شرایطی که موقعیت برتری دارید انتخاب می کنید؟

الف- رقابت کننده

ب- همکاری کننده

ج- راضی کننده

د- اجتناب کننده

3- کدام شیوه مذاکره ویژه شرایطی است که قصد برقراری روابط مطلوب با طرف مذاکره دارید؟

الف- رقابت کننده

ب- همکاری کننده

ج- راضی کننده

د- اجتناب کننده

4-  مهمترین اصل در مذاکره چیست؟

الف- کنترل عواطف و احساسات خود

ب- تحلیل طرف مذاکره و شناسایی نقاط قوت و ضعف آنها

ج- پرهیز از دادن امتیاز بدون گرفتن امتیاز متقابل

د- پرهیز از حدس زدن درباره نظرات و دیدگاه های طرف مذاکره

5-  کدام مورد از جمله خطاهای رایج در مذاکره به شمار نمی رود؟

الف- تعیین اهداف مبهم و غیرشفاف

ب- آگاهی ناکافی از اهداف طرف مذاکره

ج- توجه ناکافی به علایق و نگرانی های طرف مذاکره

د- اختصاص زمان ناکافی برای مذاکره

6- مهارتی که با آن مذاکره کننده می تواند خود را در جایگاه طرف مقابل بگذارد و موقعیت را از نگاه او ببیند، مشکلات بالقوه در کدام حوزه را کاهش می دهد؟

الف- مشکلات حوزه درک

ب- مشکلات حوزه احساس

ج- مشکلات حوزه ارتباط

د- همه موارد

7- کانون اصلی تمرکز در چانه زنی (Lobbying) کدام است؟

الف- تاثیرگذاری بر شرکای برنامه برای همراه کردن آنان با موضوع

ب- تاثیرگذاری بر مخالفان و کاهش نیروی مخالف موضوع برنامه

ج- تاثیرگذاری بر تصمیم گیرندگان به ویژه قانونگزاران به نفع موضوع

د- برانگیختن اقشار جامعه برای اعلام نیازها و خواسته های خود

8- کدام از منابع قدرت در یک چانه زنی موثر به مشار نمی رود؟

الف- خبرگی و مهارت فرد یا سازمان عمل کننده

ب- نمایندگی گروه بزرگی از افراد اجتماع

ج- منابع در اختیار فرد یا سازمان عمل کننده

د- برانگیختگی جامعه در نتیجه برنامه های مختلف در رسانه های جمعی

9-         توجه به محدودیت های زمانی و موقعیت تصمیم گیرندگان و تعیین موضوعاتی که باید در چانه زنی مورد بحث قرارگیرد و محورهایی که باید از دستور کار جلسه خارج شود، چه نام دارد؟

الف- تعیین محور چانه زنی

ب- تهیه پیش نویس

ج- چارچوب بندی موضوع

د- طراحی راهبرد ارتباطی با تصمیم گیرندگان

 


 


 

اصطلاحات و مفاهیم پایه در مذاکره و چانه زنی برای جلب حمایت از برنامه های

مذاکره (Negotiation)

  مشورت و گفتگو با افراد برای رسیدن به توافق درباره برخی موضوعات را مذاکره می گویند. فعالان عرصه  در اغلب موارد به عنوان مذاکره کننده عمل می کنند و بسیاری از تصمیمات در حوزه  از طریق مذاکره اتخاذ می شود. آنچه در مذاکره مدنظر است رسیدن به توافقی است که در آن منافع دو طرف حاصل شده باشد و به عبارت دیگر پیامد آن برد- برد باشد.

  دو نوع کلی مذاکره وجود دارد که در نوع آرام ((Soft آن، مذاکره کننده برای رسیدن به مصالحه با طرف مقابل، هوشیارانه از تعارض و کشمکش اجتناب می کند و یا درصدد حل تعارض برمی آید. در حالی که در مذاکره نوع محکم  (Hard)، مذاکره کننده حتی ممکن است برای رسیدن به هدف خویش به روابط شخصی خود با سایرین لطمه وارد سازد و تعارض و کشمکش را به عنوان وسیله ای برای رسیدن به موفقیت ببیند. اغلب موارد این نوع استراتژی های مذاکره ممکن است افراد را ناراضی، خسته و حتی دشمن یکدیگر کند.

 

انواع شیوه های مذاکره

1- رقابت کننده (Competitor): در این شیوه، مذاکره کننده تمایل دارد که باجرات، غیر همکاری کننده و تسلیم نشدنی باشد. این شیوه از مذاکره می تواند در موقعیت هایی موثر باشد که موقعیت مذاکره قوی دارید. باید توجه داشت که اگر این شیوه به طور مناسب استفاده نشود می تواند منجر به بروز تنش و عدم اعتماد خواهد شد.

2- همکاری کننده (Collaborator): در شیوه مذاکره همکاری کننده، از زمان و انرژی صرف شده توسط دو طرف برای رسیدن به زمینه های مشترک استفاده می شود و در عین حال جرات هم وجود دارد. این شیوه به ویژه وقتی که قصد برقراری روابط خوب دارید، ایده آل است.

3- مصالحه جویانه (Compromiser): در این نوع مذاکره همکاری و جرات هر دو وجود دارد ولی این دو وجه نسبت به شیوه همکاری کننده خیلی پررنگ نیست.

4- راضی کننده (Pleaser): در این نوع مذاکره اغلب برای افرادی خوب هستند که به آسانی تسلیم شده و عقب نشینی می کنند.این شیوه فقط هنگامی به صورت عامدانه استفاده می شود که یک طرف آماده و راضی برای سازگاری و تطابق با دیگران است.

5- اجتناب کننده (Avoider): در این شیوه هم جرات و هم همکاری ضعیف است و اغلب با کسانی سازگار است که امیدوار هستند که اگر از مشکل دور شوند از بین می رود.

 

 

جرات

(Assertiveness)

همکاری (Cooperation)

رقابت کننده

Competitor

همکاری کننده

Collaborator

اجتناب کننده

Avoider

راضی کننده

Pleaser

مصالحه جویانه

Compromiser

 

 

قبل از انجام مذاکره لازم است این موارد مشخص شود:

  1. قرار است به تنهایی مذاکره کنید یا عضوی از یک گروه مذاکره کننده خواهید بود؟
  2. قرار است مذاکره در کجا انجام شود؟
  3. نحوه انجام مذاکره چگونه خواهد بود؟

 

ابزارهای مذاکره

مذاکره می تواند به شکل نوشتاری (نامه یا پست الکترونیکی)، از طریق تلفن، یا به صورت حضوری در یک جلسه یا چند جلسه انجام شود. هر کدام از این وسایل و ابزارها دارای مزایا و معایبی است که باید به آنها توجه شود. به طور مثال، مذاکره نوشتاری از این نظر که افراد برای آن وقت می گذارند و درباره مفاد آن فکر می کنند و در نتیجه از تصمیم گیری عجولانه اجتناب می کنند مفید است ولی به علت تاخیر در دریافت پاسخ و عدم انتقال زبان بدن (Body Language) و ارتباطات غیرکلامی دارای نقاط ضعف مهمی است. مذاکره تلفنی سریع انجام می شود و می تواند برای حل مسائل فوری مفید باشد. در مذاکره تلفنی نیز زبان بدن منتقل نمی شود و اغلب به تون صدا توجه بیشتری می شود. سکوت در مذاکره تلفنی مفید است. سعی کنید سکوت را با جملاتی که ممکن است بعدا باعث پشیمانی شود پر نکنید. مذاکره حضوری فرصت بهتری برای تشریح و تمرکز بر روی موضوع مذاکره است. این روش انعطاف پذیرتر و بحث در آن آسان تر است ولی خطر این که به فرد برای رسیدن به توافق مورد نظر فشار زیادتری وارد شود وجود دارد. قبل از ملاقات حضوری از میزان زمان در اختیارتان اطمینان حاصل کنید. هدف از ملاقات حضوری باید واضح باشد.

 

برخی از اصول مذاکره

  1. نقاط قوت و ضعف طرف مقابل را شناسایی کنید و هرگز طرف مقابل را دست کم نگیرید.
  2. سعی کنید عواطف و احساسات خود را کنترل کنید.
  3. اگر در طی مذاکره در حال رسیدن به هدف هستید، مغرورانه رفتار نکنید. فراموش نکنیم که ما به دنبال کسب توافق هستیم نه پیروزی.
  4. صادق باشید. اغراق کردن و پز دادن به ندرت می تواند مذاکره را پیش ببرد. لاف زدن و گیج کردن طرف مقابل رسیدن به توافق را سخت تر می کند.
  5. اگر تقاضایی از طرف مقابل دارید در ازای آن چیزی به او واگذار کنید و بالعکس سعی کنید اگر در مواردی به طرف مقابل خود امتیازاتی می دهید مطمئن باشید که در مقابل چیزی دریافت می کنید.
  6. در زمینه دادن امتیاز حتما مشورت کنید: بااعضای تیم خود یا با سایرین در مورد دادن امتیاز مشورت کنید. می توانید با کسب اجازه از مذاکره خارج شده و تماس تلفنی گرفته و از امتیازات قابل واگذاری اطمینان یابید و سپس امتیاز دهید.
  7. عدم توافق خود را به صورت قطعی بیان نکنید تا طرف مقابل  به ادامه بحث تشویق شود.
  8. با مطالبی که به آسانی قادر به مدیریت آن هستید شروع کنید.
  9. در مذاکره یادداشت بردارید و توافقات را حتما بنویسید.
  10. از زبان کلی و دربرگیرنده جمع استفاده کنید و از واژه هایی که منجر به ایجاد جو "ما و آنها" می شود اجتناب کنید.
  11. از مطرح کردن سوالات بلی یا خیر مقابله ای اجتناب کنید.
  12. در صورت لزوم و قبل از انجام مذاکره واقعی، جلسات شبیه سازی شده داشته باشید تا با ایفای نقش مخالف، آمادگی شما برای رویارویی با تعارضات احتمالی افزایش یابد.
  13. در بین زمان جلسه مذاکره وقت استراحتی در نظر بگیرید تا اعضای گروه بتوانند استراحت کنند و موقعیت را بررسی نمایند تا بتوانند موارد عدم توافق را با هم در میان بگذارند.
  14. ایجاد ارتباط با طرف مذاکره قبل از انجام مذاکره گام اول موفقیت است. استفاده از روش هایی ارتباط فردی مانند نامیدن مخالفان نظرات خود به اسم، و جستجوی نکات مشترک بین خود و آنها بیشترین شانس موفقیت را به دنبال دارد.
  15. حدس نزنید. اجازه دهید او درباره احساسات، اهداف و سازمان متبوع خود صحبت کند.
  16. به طرف مقابل به تدریج و بااحتیاط اطلاعات بدهید زیرا طرفی که اطلاعات بیشتری دارد شانس بیشتری در رسیدن به اهدافش در مذاکره دارد.
  17. اگر طرف مقابل امتیازاتی به شما داد شما نیز امتیازاتی بدهید تا وجهه تان را حفظ کنید.
  18. سعی کنید به تدریج و آرام آرام به سمت اهداف مورد نظر پیش روی کنید.
  19. اگر لازم است مذاکره کنندگان را عوض کنید. در زمانی که در مذاکره به بن بست رسیدید ممکن است عضوی جدید بتواند جو مذاکره را عوض کرده و قفل مذاکره را بشکند.

 

 

مراحل طراحی یک مذاکره

  1. تعیین اهداف طرف مقابل: آنها چه می خواهند؟ چه چیزی پیشنهاد می کنند؟ انتخاب های احتمالی آنها و راه حل هایشان چیست؟
  2. جمع آوری اطلاعات: همه منابع اطلاعاتی را بررسی کنید. اشخاص را بشناسید. خصوصیات و معروفیت طرف مقابل را بدانید. انگیزه هایشان را به درستی شناسایی کنید. نظرات تخصصی مرتبط با موضوع را جمع آوری کنید.
  3. برنامه اجرایی: با اعضای تیم و سازمان خود برنامه را بنویسید. اولویت فعالیت ها را مشخص کنید. استراتژی را طراحی و تاکتیک ها را تعیین نمایید. برای دادن امتیازات آمادگی لازم را داشته باشید.

 

شرط دستیابی به وضعیت برد-برد برای دو طرف مذاکره

  1. دو طرف مذاکره باید احساس کنند که قرار است کار مهمی را انجام دهند.
  2. دو طرف باید احساس کنند که اهداف آنها مورد توجه طرف مقابل قرار گرفته است.
  3. هر دو طرف باید اعتقاد پیدا کنند که مذاکره منصفانه و عادلانه انجام شده است.

دو طرف باید مذاکره های بعدی با طرف مقابل را مثمر ثمر بدانند و از آن استقبال کنند.

بایدها و نبایدها در آمادگی برای مذاکره

  1. حتی الامکان پیش زمینه و سابقه ای از طف مذاکره خود فراهم نمایید.
  2. نقاط ضعف و قوت، نیاز درک شده و استراتژی های مذاکره طرف مقابل را ارزیابی کنید.
  3. درباره فرهنگ و شیوه های مذاکره با طرف مقابل مطالعه داشته باشید.
  4. نیازهای خودتان را مشخص کنید.
  5. بدون آمادگی وارد مذاکره نشوید.
  6. استراتژی مذاکره و برنامه اجرایی خود را طراحی کنید.
  7. استراتژی های مذاکره را بر مبنای فرضیات طراحی نکنید. به یاد داشته باشید که موفقیت در مذاکره شامل 80 درصد آمادگی و 20 درصد تعامل است.

 

برخی خطاهای رایج در مرحله پیش از مذاکره

1-     وجود اهداف غیر واضح

2-    آگاهی ناکافی از اهداف طرف مذاکره

3-   تصور نادرست از طرف مذاکره

4-   توجه ناکافی به علایق و نگرانی های طرف مذاکره

5-    فقدان آگاهی و درک نحوه تصمیم گیری طرف مذاکره

 


 

چک لیست پیش از مذاکره

ردیف

عوامل مورد بررسی

پاسخ

1

هدف از مذاکره

 

2

موضوع اصلی در برنامه مذاکره

 

3

نقاط قوت اصلی

 

4

نقاط ضعف اصلی

 

5

امتیازاتی که ممکن است مطرح شود

 

6

بیشترین و کمترین محدوده دادن امتیازات

 

7

مواردی که قابل مذاکره هستند

 

8

مواردی که قابل مذاکره نیستند

 

9

پیشنهادات مورد انتظار از طرف مقابل

 

10

پیشنهاد مقدماتی در مذاکره

 

 

 

 

کار گروهی 1

با توافق اعضای گروه و از بین دو سناریوی زیر یکی را انتخاب کنید:

1-  میزان مرگ مادران در شهرستان A در استان شما بالاست و کمیته مرگ و میر مادران استان، یکی از علل مهم آن را کافی نبودن تعداد آمبولانس برای ارجاع موارد پرخطر به مراکز تخصصی اعلام کرده است. شما به عنوان رییس مرکز بهداشت قرار است با یکی از خیرین شهرستان ملاقات کنید و با او برای خرید چند دستگاه آمبولانس مذاکره کنید.

2- برای اجرای برنامه نمونه گیری HIV/AIDS در پایگاه های دیده ور، زندان مرکزی شهرستان B انتخاب شده است ولی با وجود دستورالعمل های کشوری، نگرانی ناشی از نتایج طرح باعث مردد بودن رییس زندان برای همکاری باشد. شما به عنوان رییس مرکز بهداشت قرار است استان در جلسه ای درباره نمونه گیری در زندان با ایشان مذاکره کنید.

با استفاده از چک لیست پیش از مذاکره، در گروه خود درباره هر مورد بحث کنید و نتایج را به جلسه ارائه نمایید.

 

عوامل مورد بررسی

پاسخ

هدف از مذاکره

 

موضوع اصلی در برنامه مذاکره

 

نقاط

/ 0 نظر / 134 بازدید