همان طور که مستحضر هستید  دو پست قبل را اختصاص دادیم به معرفی مفهوم با اهمیت مذاکره ، اما امروز به ذکر مهم ترین اصول اولیه مذاکره می پردازیم تا حداقل، زمینه ای برای شناخت بیشتر این اصول و فنون برای دست یابی به توافق  برد- برد طرفین در مذاکره فراهم آوریم. بنابر این بدون مقدمات بیشتر به سراغ این اصول می رویم.

اولین نکته این است که  برای مذاکره موفقیت آمیز شما نیاز به یک طرح دارید، طرحی که در برگیرنده هدف نهایی و راهبرد شما برای رسیدن به آن هدف باشد، بنابر این لازم است که برای تسهیل در موفقیت طرح، قبل از مذاکره خود را کاملاً آماده کنید.

  همان طور که در پست گذشته خاطر نشان کردیم مذاکره زمانی معنا دارد که یک فرد آنچه را که مورد نیاز شما است در اختیار دارد و شما نیز حاضرید برای بدست آوردن آن چانه زنی کنید و بالعکس مذاکره فرایندی است که تقریباً همه روزه و همه جانبه بین افراد انجام می شود. پس با توجه به این تعریف ، مهم ترین مساله این است که  باید بتوانید به نیاز طرف مقابل پی ببرید. از طرف دیگر مذاکره موفقیت آمیز یعنی تلاش برای به دست آوردن راه حلی که مورد قبول و توافق هر دو طرف باشد.  این کار حتما نباید برنده یا بازنده ای در پی داشته باشد . مذاکره فرایندی است که یا به یک نتیجه رضایت بخش برای هر دو طرف یا شکست برای طرفین منتهی می شود ( یا برد دو طرفه یا باخت دو طرفه)

یکی از اصلی ترین گام های اولیه برای مذاکره شناسایی مهارت های لازم برای آن است.اگر به خوبی این مهارت ها ،شناسایی و کسب شود، شرکت یا سازمان می تواند به یک تیم موفق مذاکره مجهز شود که این مهم یکی از مزایای رقابتی امروز کسب و کار است. مهارتهای اصلی برای یک مذاکره موفقیت آمیز عبارتند از:

  1. توانایی توصیف مجموعه ای از اهداف و انعطاف پذیری نسبت به برخی از آنها
  2. توانایی کشف راههای متعدد و داشتن ذهنی خلاق که فی البداهه قابلیت ارائه ی راه حل باشد.
  3. توانایی کسب آمادگی لازم از جمله کسب اطلاعات که مهم ترین اسلحه در میدان مذاکره است.
  4. توانایی گوش دادن به دیگران و سؤال کردن از آنان
  5. توانایی تشخیص اولویت ها و تشخیص وضعیت قرمز در حین مذاکره

انواع مذاکره:

نوع مذاکره بستگی دارد به اینکه چه کسی و برای چه منظوری این کار را انجام می دهد در این راستا مذاکره می تواند رسمی، غیر رسمی، ادامه دار یا تک جلسه ای باشد . افرادی که در یک رشته کاری فعالیت می کنند مانند کارمندان، سهامداران، اتحادیه های صنفی،‌ مدیران، عرضه کنندگان، مشتریان و دولت ها باید از طریق مذاکره اختلافات خود را حل و فصل نمایند. اما از نباید فراموش کرد که راهبرد خود را مطابق با نوع مذاکره انتخاب کنیم

مراحل مذاکره:

از عمده ترین مراحل مذاکره میتوان به : آمادگی، ارائه پیشنهاد،‌ مباحثه، چانه زنی، ختم مذاکره اشاره کرد که به تفصیل در مورد هر کدام توضیح می دهیم.

۱-    مرحله ی آمادگی:

شناسایی اهداف: اولین هدف، برای برنامه ریزی هر نوع مذاکره، این است که اهداف خود را مشخص کنید .از مذاکره به دنبال چه نتیجه ای هستید؟بنابراین پیشنهاد می شود که  اهداف خود را روی کاغذ بیاورید.سپس آنها را به ترتیب اولویت مرتب کنید. از قبل مشخص کنید که چه مسائلی قابل مذاکره و کدامیک غیر قابل مذاکره می باشند .

طبقه بندی اولویت ها از اهیمت بالایی برخوردار است : به طور کلی می توان اولویت هارا به ۳ طبقه ی :۱-آنهایی که ایده آل هستند ۲-آنهایی که نماینگر یک هدف واقعی هستند .۳-آنهایی که باید تحقق پیدا کنند و برای شکست نخوردن  در مذاکره ضروری و قطعی هستند،  تقسیم کرد.

همچنین برای مذاکره های جدی که سرنوشت ساز هستند لازم است که ابتدا بررسی های جامعی انجام دهید .برای رسیدن به هدف مورد نظر باید هم اطلاعات مورد نیاز و نیز اطلاعاتی که برای تضعیف دلایل طرف دیگر لازم است شناسایی و جمع آوری کنید. توجه کنید، نداشتن اطلاعات بهتر از داشتن اطلاعات غلط است .و همان طور که گفته شد یکی از منشا های قدرت ، میتواند اطلاعات باشد که اگر به موقع و صحیح از آن استفاده شود، طرف دارای قدرت اطلاعاتی را در دست یابی به اهدافش به شدت کمک می کند.بنابراین جمع آوری تمام اطلاعات کلیدی مرتبط با موضوع مذاکره ضروری است . و به نفع طرفین مذاکره است که نقاط قوت و ضعف طرف مقابل را، زمانی که برای مذاکره آماده می شوند، بررسی و در مورد سوابق افراد شرکت کننده تحقیق کنند. همچنین بکوشند سابقه ی آنها را در زمینه مذاکره بدست آورند.

۲-    انتخاب راهبرد: (ارائه پیشنهاد،‌ مباحثه، چانه زنی)

در این مرحله، سه گام اساسی مذاکره که در بالا به آنها اشاره شد تعیین می شود. در واقع پس از مشخص شدن هدفهای  و تجزیه و تحلیل هدفهای احتمالی طرف مقابل، برای تحقق اهداف، یک راهبرد تدوین می شود که  این راهبرد  بیان کننده ی نحوه ی ارائه پیشنهاد ، چگونگی مباحثه و شیوه های چانی زنی  است. راهبرد یک سیاست کلی است که برای دست یافتن به اهدافی شخص تدوین می شود . راهبرد را نباید به جای تاکتیک استفاده کرد، چرا که تاکتیک روش اجرای راهبرد است .راهبردی که انتخاب می کنید به عوامل مختلفی از جمله شخصیت، شرایط و موضوع مذاکره بستگی دارد . در ارتباط با نوع و موضوع مذاکره افراد گروه رابه دقت بررسی کنید و آن افرادی را برای شرکت در جلسه انتخاب کنید که در تحقق اهداف گروه موثرترین باشند .راهبرد مذاکره بهتر است ساده و انعطاف پذیر انتخاب شود.

۳-    ختم مذاکره:

برای پایان موفقیت آمیز جلسه مذاکره باید نقش های متداول شناخته شده ای را برای اعضای خود در نظر بگرید از جمله: نقش رهبر، فرد خوب، فرد بد، فرد تندرو و فرد مستقل.لازم است افراد در طول مذاکره نقشی فعال داشته باشند . درباره ی نقش و مسئولیت هر یک از اعضا تصمیم بگیرید .آیا آنها در شنیدن و دیدن مهارت بیشتری دارند یا در صحبت کردن، درون گرا هستند یا برون گرا ؟ به طور کلی فراد برون گرا می توانند نقش خوب را بهتر ایفا کنند.در تقسیم مسئولیت و نقش ها باید دقت شود، چرا که گروه شما باید این توانایی را داشته باشد که به هر حرکت طرف مقابل پاسخ دهد .

دستور جلسه:

برای اثر بخشی بیشتر جلسه، از دستور (فهرستی از موضوعات مورد بحث ) استفاده کنید . دستور جلسه کمک می کند تا مذاکره را بر اهداف مورد نظر متمرکز کنید به یاد داشته باشید که هدف از مذاکره رسیدن به یک راه حل مناسب است . بنابراین لحن دستور جلسه نباید مغرضانه باشد .دستور جلسه باید دارای برنامه زمانبندی بوده و از قبل برای همه ی اعضای گروه ارسال شود .

در آخر نکاتی را متذکر می شوم که رعایت آنها در هر مذاکره ای می تواند مفید باشد:

  • ثبت اطلاعات:درمذاکره هر یک از طرفین ممکن است امتیازاتی را برای طرف دیگر در نظر بگیرد که بعداً از دادن آن پشیمان شود به چنین دلیل ضبط مذاکرات جلسه اهمیت دارد.مذاکره کنندگان با تجربه علاوه بر ضبط مذاکرات صورت جلسه مشروح نیز تهیه می کنند .
  • ارزیابی فضای جلسه:در طول مذاکره به همان اندازه که صحبت می کنید باید گوش بدهید و مشاهده کنید . نسبت به فضای جلسه هوشیار باشید چرا که فضا خیلی سریع تغییر می کند . هوشیار بودن یعنی اینکه از همه ی حواس خود برای ارزیابی فضای جلسه و درک نشانه هایی که از دیگران می بینید استفاده کنید.
  • توجه به اشاره های غیر کلامی:متن گفتار، اشاره ی سر و بدن، حالت صورت، و حرکت چشم ها با درک تن گفتار طرف مقابل می توانید تصویر درستی از موضوع بحث آنها بدست آورید ” نحوه ی رفتار واقعیت گفته هایشان را فاش خواهد ساخت” برخی نمونه های بارز تن گفتار: دست به سینه نشستن یا پا رو پا انداختن «نشانه حالت دفاعی »، لم دادن روی صندلی «بی‌حوصلگی »تردید و نا آرامی (عدم تعهد)
  • تفاوتهای فرهنگی:دست دادن برای یک طرف ممکن است به معنای خداحافظی و برای طرف دیگر به مفهموم کسب موفقیت باشد . قبل از دست دادن مطمئن شوید که مفهوم آنرا در فرهنگهای مختلف می دانید . در بسیاری از فرهنگ های آسیایی دست دادن مردان با زنان صحیح نیست .بنابراین زنان باید دقت کنند که ایا در فرهنگ خاص دست دادن صحیح است یا خیر . با دست دادن می توانید از طرف مقابل سر نخ هایی بدست آورید . دست دادن گرم بیانگر احترام و گشاده رویی است . دست دادن محکم به مفهموم سلطه گرایی است و دست دادن شل بیانگر بی علاقگی است . استفاده از تماس مستقیم چشم بر مطلوبیت فضا می افزاید .

نکات کلیدی و مهم:

۱-      به حرف های طرف مقابل با دقت گوش کنید . شاید خواسته آنها به خواسته شما نزدیک باشد .

۲-      چنانچه در همان ابتدای مذاکره احتمال توافق وجود دارد شما نیز راهبرد خود را تعدیل کنید .

۳-      کاری کنید که پیشنهاد اول شما غیر واقعی به نظر برسد و برای کسب توافق از آن نقطه شروع کنید .

۴-      از همه پیشنهادهایی که به شما می شود یادداشت بردارید و همه را به طور شفاهی ضبط کنید .

۵-      در ارائه پیشنهاد انعطاف پذیر باشید .

۶-      در صورت لزوم برای اولین پیشنهاد به خود تردید راه ندهید .

۷-      پیشنهادهای مشروط بدهید مثلاً اگر شما این کار را بکنید ما هم آن کار را خواهیم کرد

۸-       پیشنهاد خود را با زبانی رسا و قاطع بیان کنید .

پاسخ به پیشنهاد:

در پاسخ به پیشنهاد طرف مقابل (چه مثبت و چه منفی ) سعی کنید فوراً عکس العمل نشان ندهید از سکوت نترسید و در حین سکوت پیشنهاد داده شده را ارزیابی کنید. همچنین تاکنیک های زیادی برای این وضعیت نام برده شده است که از مهم ترین آنها “تاکتیک تاخیر”است.این تاکنیک زمانی به کار می رود که  قصد ندارید به پیشنهاد طرف مقابل پاسخ فوری بدهید . طوری که طرف مقابل به قصد شما پی نبرد.  برای اینکه در ارائه پیشنهاد امتیاز با ارزشی را از دست ندهید می توانید اولویت های طرف دیگر را شناسایی کنید و از میان این اولویت ها، آنهایی که اهمیت کمتری برای شما دارند به عنوان پیشنهاد مقابل طرح کنید .با این روش وانمود می کنید که حاضر به همکاری هستید. در عین حال می توانیم وقت بخرید تا در مورد موضوع دیگری که فکر شما به آن مشغول شده بیشتر تامل کنید.

در آخر ذکر این مطلب خالی از لطف نیست که مذاکره در بسیاری از موارد حتی با رعایت کردن بعضی از اصول موفقیت آمیز نیست . اما یک مدیر موفق از دل تهدید ها ، فرصت ها را کشف می کند و از شکست ها ، درس می گیرد. بنابراین با دقیق شدن بر جزئیات میز مذاکره اشکالات و نقاط ضعف خود را استخراج کنید و با این کار عنان قدرت را در مذاکره به دست بگیرید

منبع سایت آقای صادقی